El servicio de comunicaciones de una empresa es uno de los elementos más importantes dentro del proceso operativo de una organización, ya que de esta manera se agilizan cada una de las actividades laborales y se optimiza la atención al cliente.
Sin embargo, las compañías para profesionalizar esta área requieren de múltiples equipos y un amplio personal. Afortunadamente la tecnología ha evolucionado y ha sido muy bondadosa en este sentido, y precisamente se han creado las centralitas virtuales, que unifican las comunicaciones y garantizan una solución avanzada para una mejor atención telefónica.
¿Cómo funciona una centralita virtual?
Este sistema avanzado también es conocido como vPBX y se encarga gestionar por completo los recursos de llamadas de las empresas de manera inteligente. Una centralita virtual se aloja en los servidores de un proveedor, el cual realiza el mantenimiento y permite el correcto funcionamiento de este operador inteligente.
Para que funcione la centralita virtual necesita de conexión a Internet y para acceder a sus servicios se requiere del uso de un ordenador, una tablet o el móvil. De esta manera, este innovador producto tecnológico no requiere de un equipamiento especial o del establecimiento de líneas.
Asimismo, para operar este sistema avanzado, las personas no requieren tener conocimientos técnicos, ya que su funcionamiento es muy sencillo e intuitivo, aparte se adapta de forma perfecta a la estructura de cualquier negocio, lo cual les ofrece la posibilidad a las organizaciones de contar con puestos telefónicos en cualquier parte del mundo.
¿Qué incluye un servicio de este tipo?
Sin duda, este es un servicio multifuncional y esa precisamente es la característica de este sistema que le aporta mayor atractivo a las empresas. No obstante, cada proveedor ofrece funciones específicas a los clientes. A continuación se mencionarán los elementos más destacados.
• Creación de extensiones: con la centralita virtual es posible crear un variado número de extensiones, de tal manera que la recepción de llamadas se establecerá conforme a una estrategia definida, la cual puede ser por turnos o de forma secuencial. De esta manera las llamadas entrantes se colocan en espera acompañadas con música y una locución personalizable.
• Buzón de voz: se pueden atender las llamadas y redirigir hacia distintos departamentos de forma automática, indistintamente del horario o el idioma.
• Monitorización de llamadas: ofrece un informe detallado en tiempo real del ingreso de llamadas, así como las distribuciones y abandono de las mismas, lo cual permite llevar un control optimizado.
• Filtrar llamadas: este sistema inteligente admite que las empresas establezcan un filtro por horario y tipo de cliente, lo cual genera una mayor eficiencia en la atención de los usuarios, porque permite que las organizaciones ofrezcan atención en el momento que los usuarios lo requieran.
• Atender llamadas de forma simultánea: de acuerdo con el número de canales contratados, se pueden atender varias llamadas a la vez, lo cual facilita la gestión de cada departamento.
• Números internacionales: ofrecen una numeración telefónica internacional, los cuales son números virtuales y son de gran utilidad sobre todo para las personas que están fuera de España y requieren comunicarse a un precio local.
• Unión de oficinas y teletrabajadores: permite unificar los departamentos y compartir un número de teléfono, aparte que los empleados que están trabajando fuera de la oficina, podrán utilizar su propia extensión desde cualquier lugar.
Principales ventajas de una centralita virtual
Definitivamente los beneficios que ofrece una centralita virtual son más amplios que los de un sistema telefónico tradicional. A continuación se mencionarán las principales ventajas de este tipo de telefonía.
Mayor ahorro
Las centralitas virtuales no requieren de una alta inversión, ya que los equipos y el mantenimiento lo realiza la empresa prestadora de servicio. Además, los servicios telefónicos en la nube necesitan de un gasto mínimo en teléfonos IP y en el pago de la contratación.
Asimismo, la transformación de las llamadas que se trasmiten en paquetes de datos a través de Internet, disminuye de forma considerable la carga en la red, y en consecuencia se reduce el precio de la llamada.
Integración de los sistemas CRM
Con este sistema se posibilita una gestión empresarial más eficaz en relación al marketing, el servicio de post venta y por supuesto la atención al cliente, porque integra todos los elementos más importantes de CRM.
De igual manera, atendiendo a la alta demanda de los servicios de mensajería que se generan en las comunicaciones corporativas, este servicio permite combinarlo con los grandes operadores abiertos del mundo como Facebook, Telegram y Messenger.
Sin limitaciones geográficas
Otra de las ventajas de este sistema de telefonía virtual es que se adapta de forma perfecta a las necesidades de las empresas, lo cual facilita su operatividad interna y le permite proyectarse de forma internacional, ya que su funcionamiento en la nube que conecta a la centralita con Internet le facilita al negocio contar con puestos telefónicos en cualquier parte del mundo.
Una centralita virtual no es más que la mejor opción en comunicaciones de la cual pueden disponer las empresas en la actualidad gracias a los avanzados sistemas de telefonía que ha facilitado Internet y que le permiten a los negocios ampliar sus posibilidades de éxito comercial.