Así protegen los proveedores de correo corporativo las comunicaciones de las empresas

El Instituto Nacional de Ciberseguridad, conocido por sus siglas (INCIBE), gestionó el año pasado más de 122.000 ataques informáticos. Descargar e instalar las últimas actualizaciones de los equipos, efectuar copias de seguridad cada cierto tiempo y no abrir e-mails sospechosos son algunas de las recomendaciones que las empresas, y también los ciudadanos particulares, pueden seguir para evitar ser víctimas de los ciberdelincuentes.

En el caso concreto de las pymes y las grandes compañías, que utilizan el correo electronico para comunicarse a nivel interno y con los clientes, también hace falta cifrar las conversaciones, filtrar el spam y bloquear aquellas direcciones de e-mail que suponen un riesgo para la seguridad de la empresa, de sus proveedores y de sus consumidores.

Con este fin, se han desarrollado herramientas digitales que refuerzan la privacidad de las comunicaciones en la empresa. A continuación, explicamos en qué consisten estas soluciones informáticas.

Cifrado de extremo a extremo: un tú a tú seguro

Según el INE, el 85 % de las empresas con más de diez trabajadores tiene página web propia; un buen número de ellas también realiza compras y ventas online (prácticamente, el 70 %). Estas cifras evidencian la notable penetración de las TIC en el tejido empresarial español. Tanto en las webs corporativas como en las tiendas en línea, es frecuente encontrar —entre las vías de contacto habituales— el correo de la empresa con el dominio personalizado. Muchas compañías también utilizan estos correos corporativos en sus campañas de e-mail marketing.

Para evitar que los ciberdelincuentes puedan acceder a la información de valor contenida en estos mensajes, los proveedores de correos corporativos protegen las conversaciones con un cifrado de extremo a extremo. Este método de seguridad hace que la información que un remitente y un destinatario intercambian quede entre ambos. Ni el proveedor de correo ni ninguna persona externa a esta conversación puede consultar el contenido de dichos e-mails.

Medidas de seguridad que cumplen la normativa legal

Aparte del cifrado de extremo a extremo, hay otro concepto (la arquitectura de confianza cero) que les permite a las empresas cumplir la ley de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales. Esta norma, que se puede consultar perfectamente en el BOE, establece que las microempresas y las pymes también deben cumplir con esta ley y con el reglamento de la UE para el tratamiento y la circulación de datos de personas físicas, una categoría a la que pertenecen empleados y clientes.Los proveedores de correo corporativo cuyos softwares y aplicaciones se desarrollan según la arquitectura de confianza cero parten de la base de que ningún dispositivo es fiable hasta que se autentifica. No importa si el dispositivo que envía el correo electrónico pertenece a la red de la empresa; todos los dispositivos se deben verificar. De esta forma, antes de establecer la comunicación y también durante la misma, se comprueba con cierta periodicidad datos como la identidad del usuario y la ubicación del dispositivo.Para comprobar que el remitente y el destinatario son quienes dicen ser, las aplicaciones de correo corporativo basadas en esta arquitectura recurren a menudo a la autenticación multifactor. Con este método, el usuario debe demostrar su identidad superando dos pruebas, como mínimo. Por ejemplo: la contraseña a la cuenta del e-mail corporativo (primer factor de autentificación) y el pin enviado en forma de SMS al móvil del trabajador (segundo factor). También se pueden requerir datos biométricos como la huella dactilar.

Mantener la seguridad en el teletrabajo

Las contraseñas para proteger correos electrónicos son una medida más que las empresas pueden implementar para evitar que una persona ajena, no autorizada, acceda a la información de carácter confidencial incluida en el e-mail. Asimismo, algunas aplicaciones de correo corporativo también permiten, desde un panel de control central, conceder y retirar permisos a los diversos usuarios del correo. Se pueden cambiar los ajustes individualmente, para cada empleado.Por otra parte, muchos de estos proveedores de correo corporativo son compatibles con aplicaciones como Thunderbird, Apple Mail y Outlook (ampliamente utilizada en España a nivel laboral). Gracias a esta compatibilidad, no hace falta cambiar de cliente de correo electrónico: las cuentas que la empresa haya creado en Outlook, Apple Mail y Thunderbird pueden beneficiarse, sin necesidad de emigrarlas a ningún otro cliente, de los beneficios en ciberseguridad del proveedor de correo.Aparte de todas estas opciones anteriores, algunos proveedores proporcionan funcionalidades extras con las que las empresas pueden, entre otras cosas, hacer lo siguiente:

• establecer fechas de caducidad para los e-mails;
• incluir confirmaciones de lectura;
• clasificar los e-mails automáticamente, en función de unas reglas predefinidas por la empresa;
• conectar el correo corporativo con el calendario.

Con esta última opción, los clientes pueden programar una cita y recibir la confirmación de la misma por e-mail.

Lo más recomendable es implementar estas funciones anteriores, que tanto facilitan el teletrabajo, en e-mails protegidos con el cifrado de extremo extremo. De esta forma, mantener la privacidad de las conversaciones por e-mail es más fácil en una sociedad española en la que, como indica la Fundación Máshumano, el 96 % de las empresas combina el trabajo presencial con el trabajo en remoto.