¿Cómo organizar un evento deportivo? Ideas para que sea un éxito

A la hora de organizar un evento deportivo, hay que tener en cuenta una serie de factores para que la prueba termine con éxito. Como bien sabemos, existen distintas disciplinas y esto también influirá. Sin embargo, una buena planificación será de gran ayuda para conseguir los resultados esperados.

Por ejemplo, las carreras populares suelen tener bastante aceptación, no obstante, suponen un verdadero desafío. Muchos deportistas y aficionados se suelen sumar a estos eventos que reúnen a mucha gente, porque están al alcance de todo el mundo. En la mayoría de los casos, no es necesario tener mucho nivel o excelente condición física, para poder disfrutar de una prueba de este tipo, ya que las hay para diferentes niveles de dificultad.

Las principales claves para organizar una prueba deportiva

Un buen resultado en cualquier evento deportivo se relaciona con una buena organización. Independientemente de si el objetivo es deportivo, turístico, social o solidario, así como si se pretende reunir a un grupo selecto por el nivel de la prueba, lo importante es que salga bien. No se trata solo de que un participante llegue a la meta o premiar al ganador; hay muchos aspectos que se deben contemplar.

1. Elegir el tipo de evento

Si una cosa queda clara es la importancia de los hábitos deportivos en España, puesto que, en nuestro país, hay bastante afición. Aunque hay eventos para todo tipo de público y deportistas, las carreras siempre despiertan un gran interés. Tanto es así que tenemos la Carrera de la Mujer o la Carrera de San Silvestre como algunos de los referentes más populares.

2. Definir el objetivo

Sea cual sea el tipo de prueba, también es importante definir el objetivo. Esto dependerá principalmente de si la organización es una institución pública o una empresa privada. No siempre hay que sacar una rentabilidad económica, puesto que hay organizadores que simplemente pretenden generar un impacto o recaudar fondos para una causa solidaria.

3. Decidir la fecha y el lugar

Muchas pruebas deportivas se celebran al aire libre, por lo que lo más apropiado es buscar una fecha adecuada al tipo de evento y al tipo de participantes. Si hace buen tiempo, con seguridad, se van a registrar más participantes. También es más adecuado elegir un día festivo o un fin de semana.

Respecto al lugar, muchas carreras suelen desarrollarse en superficies asfaltadas dentro del entorno urbano. No obstante, la elección dependerá del tipo de corredor al que se quiera abarcar.

4. Comité organizador

Es fundamental contar con un equipo de trabajo especializado en la organización de eventos deportivos. Esta es la mejor manera de delegar las tareas sin perder el control de esta prueba. La elección de las personas que forman parte del comité organizador dependerá de la magnitud del evento.

Son muchos los detalles a tener en cuenta, como el presupuesto, la legalidad, el montaje o el material necesario, entre otros. Por dicha razón, tendremos que considerar los profesionales con experiencia en esta materia.

5. Permisos y licencias

La burocracia y la legalidad llevan su tiempo y pueden alargar la preparación de esta prueba. ¿Por qué es necesario solicitar permisos especiales? Lo más normal es cortar el tráfico durante el desarrollo de la carrera, fijar carteles, disponer de puntos de avituallamientos, contar con personal de protección civil, médicos, ambulancias, etc. Además, es obligatorio tener un seguro de responsabilidad civil, en caso de que ocurra cualquier contratiempo, esta póliza es una garantía.

6. Organización de los recursos

Por otro lado, hay que establecer un presupuesto y hacer una lista con todos los recursos necesarios. Para empezar, cabe destacar que hay algunos que son imprescindibles, como los dorsales, el avituallamiento o los premios. Asimismo, tenemos la opción de incluir otras propuestas, como material deportivo patrocinado, donde lo más habitual es regalar camisetas técnicas serigrafiadas o un welcome pack.

7. Patrocinadores

En la mayoría de las carreras que organizan los ayuntamientos o instituciones públicas, también es normal contar con el apoyo de los patrocinadores. Para muchas empresas es muy interesante visibilizar su marca en estos eventos, donde se reúne a multitud de participantes.

Hay varios tipos de patrocinios, como el económico, si se trata de apoyo financiero o, bien, ofrecer servicios o premios, como material deportivo, bebida, comida, etc.

8. Presentación del evento

Cuando ya se tiene todo definido y perfectamente coordinado, es momento de diseñar una campaña de marketing efectiva. Lo más conveniente es hacer una presentación oficial del evento y convocar a los medios de comunicación para tener mayor difusión.

Asimismo, hay que pensar en todos los canales que sean efectivos para dar a conocer el evento entre todos los interesados. Ya sean las redes sociales, realizar una landing page, insertar publicidad en prensa, radio, televisión o revistas especializadas.

9. Inscripciones

La forma en la que se gestionan las inscripciones es fundamental para conseguir que este evento tenga el mayor éxito posible. Hoy en día, se suelen combinar la modalidad online y offline para agilizar este tipo de proceso. Obviamente, se puede automatizar esa acción para enfocar el esfuerzo en otras labores. En este sentido, contar con una página web, que incluya un formulario, junto con una pasarela de pagos, puede ser una herramienta muy útil. Únicamente, tendrá que haber una persona o equipo que se haga responsable de esta tarea.

10. Premios y regalos

Finalmente, no podemos pasar por alto los premios o regalos que se otorgarán a los corredores. Si queremos que haya más participación, lo mejor es pensar en algo que sea atractivo. En muchos casos, se suele entregar un trofeo y algunas marcas contribuyen con equipación deportiva. No obstante, un premio en metálico o regalar un viaje pueden ser ganchos perfectos para atraer más público.

En resumen, hay pruebas consolidadas en el tiempo que destacan por su excelente organización. Asimismo, hay eventos temporales que se desarrollan con alguna finalidad concreta. No obstante, en función del presupuesto y el plan definido, los resultados pueden variar bastante. Lo más conveniente, en estos casos, es contratar profesionales, especializados en eventos, que sepan resolver cualquier dificultad o imprevisto, que se pueda presentar durante esta prueba.